Alle gängigen Standards

Texterkennung, automatische Ausrichtung, im Pdf-Format

Mit oder ohne Anhängen

xls, xlsx, ods

doc, docx, odt

intern

Einzelne oder kombinierte Suchbegriffe, fehlertolerante Suche, Zeitraum, Dateiart, Status, kombinierbar

Mittels Doppelklick werden alle Dokumente aufgelistet die, z.B. über eine Rechnungsnummer, damit verbunden sind

Passt sich automatisch an jede(n) BenutzerIn an, indem nur Funktionen angezeigt werden zu deren Ausführung die Person berechtigt ist

Der/Die BenutzerIn muss keine Kategorien oder Unterverzeichnisse anlegen; das System organisiert alle Dokumente und deren Auffindbarkeit

Alle archivierten Dateien können direkt im Programm angezeigt werden, durch rein- oder rauszoomen werden weniger oder mehr Seiten gleichzeitig angezeigt

Pinboard Fenster ermöglichen die dauerhafte Darstellung von Dokumentseiten; Pinboards können auf einem zweiten Monitor positionieren werden

Eigener Bereich für neue Datei- und Nachrichteneingänge; mit Erledigt markierbar oder filterbar

Sicherer Zugriff von jedem Standort, benutzerbezogene Regulierung über verschiedene Sicherheitsmerkmale

Schnelle Widerherstellung der Verfügbarkeit nach Ausfällen mithilfe des Rechenzentrums und unseren Spezialisten

Erhöhte Gewährleistung der Widerherstellbarkeit durch abgetrenntes zweites Backup beim Kunden

Keine Softwareinstallation erforderlich, Zugang von allen PCs mit kompatiblem Browser (*)

Frei definierbare Stempel um betriebliche Abläufe umzusetzen und zu dokumentieren

Eingabe von Buchungssätzen direkt am Dokument mithilfe vordefinierter Stempel

Dateien können an Kolleg(en)Innen weitergegeben werden

Interner Versand von Nachrichten an Kolleg(en)Innen

Ergänzung von Dokumenten durch Textzusätze, die bei der Suche berücksichtigt werden

Einfaches Hochladen in der Benutzeroberfläche

Automatische Archivierung von Emails und Anhängen

Effizientes Einspielen von grossen Datenmengen, automatische Übermittlung gescannter Dokumente

Weitergabe von Buchungssätzen an vorhandes Buchhaltungssystem

Weitergabe der detaillierten Ablaufprotokolle an Programme zur Analyse und Kontrolle der betrieblichen Abläufe

Datenübermittlung mittels der standardisierten FTPs Schnittstelle über bereitgestellten FTPs-Zugang

Mit dem zentralen Zugriff auf alle Dokumente und damit verknüpften Dokumenten, lassen sich blitzschnell Abläufe und Zusammenhänge darstellen

Mithilf der eindeutigen Dokumenten- oder Seiten-ID lassen sich Unterlagen direkt zuordnen, z.B. im Buchhaltungssystem

Alle archivierten Dateien bleiben garantiert unverändert; Informationen über Bearbeitungsvorgänge werden getrennt in einer Datenbank gespeichert

Zum Schutz der Daten und Regulierung des Zugriffs kommen die neuesten Technologien zum Einsatz

Bietet alle Konfigurationsmöglichkeiten und Funktionen, die für einen GoBD konformen Einsatz erforderlich sind

Benutzerrechte, Gruppen und Dateirechte regeln den Zugriff für jede(n) BenutzerIn und jede Datei

Festlegung welche Funktionen ein(e) BenutzerIn verwenden darf

Ständig aktualisierte Kopien aller Dateien, örtlich getrennt und verschlüsselt

Uneingeschränkte Kontrolle über alle Daten durch zusätzliche Kopien beim Kunden (**)

Zwei-Faktor Anmeldung, einmaliger Zugangscode, Captcha Test, Verwendung von Content Security Policy

Alle Verbindungen nach Industriestandard verschlüsselt, Prüfung der Gegenstellen mit Zertifikaten

Betrieb mit Security Enhanced Linux nach US Industriestandard, ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren

Jede Änderung wird mit allen Details über Anwender, Zeitpunkt und Inhalt erfasst

Durch die Wahl eines inländischen Serverstandorts, bleiben die Daten im Land und unterliegen ausschließlich den hier gültigen Datenschutzgesetzen

Die vollständige und zentrale Erfassung aller Dokumente und Abläufe ist die Grundlage für vortschreitende Automatisierungen

Mit Verwendung der Email-Inbox werden eingehende Emails und deren Anhänge automatisch archiviert

Automatisierte Erkennung standardisierter oder kundenspezifischer Dokumente mithilfe von Vorschriften oder erlernter Mustererkennung

Automatisierte Abläufe aufgrund dem Eingang von kategorisierten Dokumenten; automatisierte Zuteilung von Eingängen; automatisierte Prüfungen

Die zentrale Erfassung aller Dokumentenarten ermöglicht die Verknüpfung von Informationen; die optimale Grundlage für viele automatisierte Entscheidungen

Die Erfassung aller Veränderungen mit Verwendung eines Process-Mining Programms liefert die Vorrausetzung für ein selbstlernendes System

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

Roy Consulting

Inh. Joachim Roy

Heimbergstr. 11

85250 Altomünster

Deutschland

Fragen zum Thema Datenschutz richten Sie bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

Roy Consulting

Der Datenschutzbeauftragte

Heimbergstr. 11

85250 Altomünster

Deutschland

oder per E-Mail an datenschutz@spiraltrax.com

Wir speichern und verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur zur Abwicklung Ihrer Bestellungen und zur Kontaktaufnahme mit Ihnen. Wenn Sie unseren Newsletter abonniert haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse auch, um Ihnen diesen zuzusenden. Wenn Sie sich auf spiraltrax.com registriert haben, informieren wir Sie über Fehlermeldungen aus den Rechenzentren. Sie können sich über unser Bewerberportal bei uns bewerben und uns Ihre Bewerbungsunterlagen zukommen lassen.

Wenn Sie unsere Website besuchen, wird unter anderem Ihre IP-Adresse in anonymisierter Form gespeichert. Wenn Sie sich bei uns registrieren, werden Ihre Kontaktinformationen gespeichert. Wenn Sie bei uns Produkte bestellen, werden auch Ihre Adress- und Zahlungsdaten gespeichert. Im Einzelnen werden folgende Daten von Ihnen gespeichert.

Wenn Sie unseren Newsletter abonniert haben oder wenn Sie sich auf spiraltrax.com registriert haben, speichern wir auch Ihre E-Mail Adresse. Wir löschen diese Daten, wenn Sie Ihr Benutzerkonto löschen oder sich vom Newsletter wieder abgemeldet haben.

Wir verwenden diese Daten ausschließlich für die Zusendung der gewünschten Informationen und Angebote.

Um einen einwilligungsfähigen Newsletter-Versand zu gewährleisten, verwenden wir das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren. Dabei lässt sich der potenzielle Empfänger in eine Verteilerliste aufnehmen. Anschließend erhält der/die NutzerIn die Möglichkeit, die Eintragung auf rechtssichere Weise durch eine Bestätigungs-E-Mail zu bestätigen. Nur wenn die Bestätigung eingeht, wird die Adresse aktiv in den Verteiler aufgenommen.

Ihre Einwilligung zur Speicherung der Daten, der Email-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den Austragen-Link im Newsletter. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Rahmen Ihrer Anmeldung bei uns müssen wir bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen als Ihre Anmeldedaten erheben und verarbeiten. So benötigen wir z.B. Ihren Namen, Adressdaten, Telefonnummer, Zahlungsdaten und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihre Bestellungen zu bearbeiten. Bei der Zahlung per Kreditkarte erheben und speichern wir keine Zahlungsverkehrsdaten wie Kreditkartennummern oder Prüfziffern. Diese Informationen geben Sie nur direkt an den jeweiligen Zahlungsdienstleister weiter. Eine Ausnahme bildet eine so genannte Pseudokartennummer bei Kreditkartenzahlungen: Damit Sie Ihre Kreditkartendaten nicht bei jedem Zahlungsvorgang neu eingeben müssen, wird eine Pseudokartennummer für Ihr Kundenkonto gespeichert. Die Pseudokartennummer ermöglicht Ihnen nur die Bezahlung von Angeboten auf unserer Website, die über Ihr Kundenkonto bestellt werden und ist nicht identisch mit der Kreditkartennummer. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs.. 1 lit. b DSGVO. Wir löschen diese Daten innerhalb von 24 Monaten, sobald Sie Ihr Benutzerkonto bei uns löschen oder wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Sie können Ihr Benutzerkonto bei uns löschen, indem Sie uns eine E-Mail an datenschutz@spiraltrax.com mit der Bitte um Löschung schicken.

Wenn Sie unsere Website besuchen, speichern wir automatisch bestimmte Daten. Das umfasst unter anderem die IP-Adresse, Typ und Version des verwendeten Browsers, Dateum, Uhrzeit und die Website, von der aus die NutzerInnen auf unsere Seite kommen. Die IP-Adresse wird anonymisiert gespeichert. Ein Personenbezug kann nicht mehr hergestellt werden. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Falls Sie uns Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse und Anderes zugesandt haben: Bewerbungsunterlagen von Bewerbungen, die nicht zu einer Stellenbesetzung geführt haben, werden nach 6 Monaten gelöscht. Wenn Sie uns Ihre Zustimmung zur weiteren Speicherung gegeben haben, werden Ihre Bewerbungsunterlagen nach 24 Monaten gelöscht. Bei Bewerbungen, die zu einer Stellenbesetzung geführt haben, werden die Unterlagen in unser Mitarbeiterverwaltungssystem übernommen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist hauptsächlich Linie § 26 BDSG in der Fassung vom 25.05.2018.

Neben dem für die Verarbeitung Verantwortlichen können auch externe Dienstleister, die uns bei der Erbringung unserer Dienstleistungen unterstützen, Zugang zu Ihren Daten haben. Gelegentlich können auch andere Dritte wie Behörden, externe Berater oder bestimmte Geschäftspartner Ihre Daten erhalten. Konkret sind diese Fallabhängig wie folgt:

Bei Zahlung per Kreditkarte wird die Zahlung von einem externen Dienstleister abgewickelt und die Daten werden direkt von diesem Anbieter erhoben.

Datenübermittlungen in Drittländer finden unter Beachtung der gesetzlich geregelten Zulässigkeitsvoraussetzungen statt. Wenn die Übermittlung von Daten in ein Drittland nicht der Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen dient, uns keine Einwilligung von Ihnen vorliegt, die Übermittlung nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und keine andere Ausnahmeregelung zutrifft, übermitteln wir Ihre Daten nur dann in ein Drittland, wenn ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder angemessene Garantien gemäß Art. 46 DSGVO vorliegen.

Im Falle eines Inkasso Verfahrens werden die erforderlichen Daten an einen externen Dienstleister weitergegeben.

Gerichte und staatliche Stellen.

Die Daten werden ausschließlich in dem von uns beauftragten Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Dienstleister liegt vor.

Cookies sind kleine Dateien, die auf den Computern der NutzerInnen gespeichert werden. In den Cookies können verschiedene Daten gespeichert werden. Ein Cookie dient in erster Linie dazu, Informationen über eine(n) NutzerIn oder die Hardware, auf der das Cookie gespeichert ist, während oder nach seinem Besuch eines Online-Angebots zu speichern.

Temporäre Cookies oder Session-Cookies sind Cookies, die gelöscht werden, nachdem ein(e) NutzerIn ein Online-Angebot verlassen und seinen Browser geschlossen hat. In einem solchen Cookie kann z.B. der Inhalt eines Warenkorbs in einem Online-Shop oder ein Login-Stau gespeichert werden.

Permanente oder persistente Cookies sind solche, die auch nach dem Schließen des Browsers gespeichert bleiben. So kann zum Beispiel der Login-Status gespeichert werden, wenn NutzerInnen sie nach mehreren Tagen besuchen. Ebenso können die Interessen der Nutzer in einem solchen Cookie gespeichert werden, das zur Reichweitenmessung oder zu Marketingzwecken verwendet wird.

Drittanbieter-Cookies sind Cookies, die von anderen Anbietern als dem Verantwortlichen, der das Online-Angebot betreibt, angeboten werden (handelt es sich nur um dessen Cookies, spricht man von Erstanbieter-Cookies).

Wenn NutzerInnen nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Computer gespeichert werden, werden sie gebeten, die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Onlineangebotes führen.

Unsere Website verwendet, wenn überhaupt, nur temporäre oder Session-Cookies. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Wir unterhalten Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken und Plattformen, um mit unseren Kunden, Interessenten und Nutzern zu kommunizieren und sie dort über unsere Leistungen zu informieren. Beim Aufruf der jeweiligen Plattformen gelten die Geschäftsbedingungen und Datenverarbeitungsrichtlinien des jeweiligen Betreibers.

Soweit in unserer Datenschutzerklärung nicht anders angegeben, verarbeiten wir die Daten der NutzerInnen, soweit diese innerhalb der sozialen Netzwerke und Plattformen mit uns kommunizieren. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der NutzerInnen erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer umfassenden Information der NutzerInnen und der Kommunikation mit den Nutzer(n)Innen gemäß Art. 6 (1) lit. f. DSGVO. Werden die NutzerInnen von den jeweiligen Anbietern der Plattformen um eine Einwilligung in die Datenverarbeitung gebeten, so ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO.

Für eine detaillierte Beschreibung der jeweiligen Verarbeitung und der Opt-Out-Möglichkeiten verweisen wir auf die unten verlinkten Informationen der Anbieter.

Anbieter: Twitter Inc, 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA).

Datenschutzrichtlinie: https://twitter.com/de/privacy

Opt-Out: https://twitter.com/personalization Twitter hat sich zur Einhaltung des EU-Datenschutzes im Rahmen des Privacy Shields verpflichtet: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TORzAAO&status=Active.

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.

Datenschutzrichtlinie: https://www.facebook.com/about/privacy/

Abmeldung: https://www.facebook.com/settings?tab=ads.

Anbieter: Instagram Inc, 1601 Willow Road, Menlo Park, CA, 94025, USA.

Datenschutzbestimmungen/Opt-Out: http://instagram.com/about/legal/privacy/.

Anbieter: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

Datenschutzrichtlinie: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=homepage-basic_footer-privacy-policy.

Anbieter: New Work SE, Dammtorstraße 30, 20354 Hamburg, Deutschland.

Datenschutzrichtlinie: https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung.

Wir binden Videos von folgenden Plattformen in unser online Angebot ein.

Anbieters: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA

Datenschutzhinweis: https://www.google.com/policies/privacy/

Opt-Out: https://adssettings.google.com/authenticated

Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO.

Um Ihre Rechte geltend zu machen, nutzen Sie bitte die zu Beginn genannten Kontaktdaten.

Sie haben das Recht, eine bereits erteilte Einwilligung für die Zukunft zu widerrufen.

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, an die Ihre Daten weitergegeben wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, wenn diese nicht von uns erhoben wurden, und das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung verlangen.

Sie haben das Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung Ihrer Daten, wenn die über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind.

Nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, es sei denn, die Verarbeitung ist zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

Gemäß Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber der Löschung widersprechen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese gegebenenfalls an Dritte zu übermitteln.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie können der Datenverarbeitung für Zwecke der Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wenn Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung widersprechen, werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Sie haben auch das Recht, jederzeit eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.

Dienstanbieter im Sinne von §5 TMG:

Roy Consulting

Heimbergstr. 11

85250 Altomünster

Deutschland

Tel.: +49 (0)8254 9966-105*

Fax: +49 (0)8254 9966-106*

E-Mail: info@spiraltrax.com

USt-Id Nr.: DE324536281

Inhaber: Joachim Roy

Online-Streitbeilegung gemäß Art. 14 Abs. 1 ODR-VO:

Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit. Die Plattform finden Sie unter https://ec.europa.eu/consumers/odr