• Welcome to Spiraltrax

    Intelligent Digital Archive

    Document Management System

    Spiraltrax is a tool for companies and organizations that helps improve efficiency and organization by streamlining the process of storing, sharing and processing electronic documents. AI technology is particularly powerful in this context, as it can be used to automate many manual tasks related to document management.

    Archivieren jeglicher Dokumente

    Pdf
    Alle gängigen Standards
    gescannte Dokumente
    Texterkennung, automatische Ausrichtung, im Pdf-Format
    Emails
    Mit oder ohne Anhängen
    Tabellen
    xls, xlsx, ods
    Textdokumente
    doc, docx, odt
    Nachrichten
    intern

    Intuitive Bedienung

    Dokumente finden
    Einzelne oder kombinierte Suchbegriffe, fehlertolerante Suche, Zeitraum, Dateiart, Status, kombinierbar
    Zusammenhängende Dokumente finden
    Mittels Doppelklick werden alle Dokumente aufgelistet die, z.B. über eine Rechnungsnummer, damit verbunden sind
    Angepasste Benutzeroberfäche
    Passt sich automatisch an jede(n) BenutzerIn an, indem nur Funktionen angezeigt werden zu deren Ausführung die Person berechtigt ist
    Keine Kategorisierung
    Der/Die BenutzerIn muss keine Kategorien oder Unterverzeichnisse anlegen; das System organisiert alle Dokumente und deren Auffindbarkeit
    Ansicht
    Alle archivierten Dateien können direkt im Programm angezeigt werden, durch rein- oder rauszoomen werden weniger oder mehr Seiten gleichzeitig angezeigt
    Mehrere Ansichten
    Pinboard Fenster ermöglichen die dauerhafte Darstellung von Dokumentseiten; Pinboards können auf einem zweiten Monitor positionieren werden
    Eingänge
    Eigener Bereich für neue Datei- und Nachrichteneingänge; mit Erledigt markierbar oder filterbar

    Hohe Verfügbarkeit

    SaaS oder Cloud
    Sicherer Zugriff von jedem Standort, benutzerbezogene Regulierung über verschiedene Sicherheitsmerkmale
    Widerherstellung
    Schnelle Widerherstellung der Verfügbarkeit nach Ausfällen mithilfe des Rechenzentrums und unseren Spezialisten
    Schadensbegrenzung bei Hackerangriffen
    Erhöhte Gewährleistung der Widerherstellbarkeit durch abgetrenntes zweites Backup beim Kunden
    Benutzeroberfläche im Internetbrowser
    Keine Softwareinstallation erforderlich, Zugang von allen PCs mit kompatiblem Browser (*)

    Darstellung von betrieblichen Abläufen

    Stempeln
    Frei definierbare Stempel um betriebliche Abläufe umzusetzen und zu dokumentieren
    Buchhaltung
    Eingabe von Buchungssätzen direkt am Dokument mithilfe vordefinierter Stempel
    Weitergabe
    Dateien können an Kolleg(en)Innen weitergegeben werden
    Kommunikation
    Interner Versand von Nachrichten an Kolleg(en)Innen
    Notizen
    Ergänzung von Dokumenten durch Textzusätze, die bei der Suche berücksichtigt werden

    Datenimport auf unterschiedlichen Wegen

    Internetbrowser
    Einfaches Hochladen in der Benutzeroberfläche
    Email
    Automatische Archivierung von Emails und Anhängen
    Ftp
    Effizientes Einspielen von grossen Datenmengen, automatische Übermittlung gescannter Dokumente

    Verbindung zu anderen Programmen

    Buchhaltung
    Weitergabe von Buchungssätzen an vorhandes Buchhaltungssystem
    Process Mining
    Weitergabe der detaillierten Ablaufprotokolle an Programme zur Analyse und Kontrolle der betrieblichen Abläufe
    Eigene Programme
    Datenübermittlung mittels der standardisierten FTPs Schnittstelle über bereitgestellten FTPs-Zugang

    Revisionssicher und konform

    Prüfungssituation
    Mit dem zentralen Zugriff auf alle Dokumente und damit verknüpften Dokumenten, lassen sich blitzschnell Abläufe und Zusammenhänge darstellen
    Eindeutige Dokumentenidentifikation
    Mithilf der eindeutigen Dokumenten- oder Seiten-ID lassen sich Unterlagen direkt zuordnen, z.B. im Buchhaltungssystem
    Unveränderbarkeit
    Alle archivierten Dateien bleiben garantiert unverändert; Informationen über Bearbeitungsvorgänge werden getrennt in einer Datenbank gespeichert
    DSGVO ready
    Zum Schutz der Daten und Regulierung des Zugriffs kommen die neuesten Technologien zum Einsatz
    GoBD ready (Stand 28.11.2019)
    Bietet alle Konfigurationsmöglichkeiten und Funktionen, die für einen GoBD konformen Einsatz erforderlich sind

    Durchgängiges Sicherheitskonzept

    Zugriffssteuerung
    Benutzerrechte, Gruppen und Dateirechte regeln den Zugriff für jede(n) BenutzerIn und jede Datei
    Rollenorientierte Funktionalität
    Festlegung welche Funktionen ein(e) BenutzerIn verwenden darf
    Synchrone Sicherheitskopie
    Ständig aktualisierte Kopien aller Dateien, örtlich getrennt und verschlüsselt
    Eigene Sicherheitskopie
    Uneingeschränkte Kontrolle über alle Daten durch zusätzliche Kopien beim Kunden (**)
    Sichere Anmeldung
    Zwei-Faktor Anmeldung, einmaliger Zugangscode, Captcha Test, Verwendung von Content Security Policy
    Sichere Verbindungen
    Alle Verbindungen nach Industriestandard verschlüsselt, Prüfung der Gegenstellen mit Zertifikaten
    Systemsicherheit
    Betrieb mit Security Enhanced Linux nach US Industriestandard, ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren
    Protokoll
    Jede Änderung wird mit allen Details über Anwender, Zeitpunkt und Inhalt erfasst
    Standort
    Durch die Wahl eines inländischen Serverstandorts, bleiben die Daten im Land und unterliegen ausschließlich den hier gültigen Datenschutzgesetzen

    Automatisierung und Einsatz von KI

    Digitalisierung
    Die vollständige und zentrale Erfassung aller Dokumente und Abläufe ist die Grundlage für vortschreitende Automatisierungen
    Archivierung
    Mit Verwendung der Email-Inbox werden eingehende Emails und deren Anhänge automatisch archiviert
    Kategorisierung
    Automatisierte Erkennung standardisierter oder kundenspezifischer Dokumente mithilfe von Vorschriften oder erlernter Mustererkennung
    Prozesse
    Automatisierte Abläufe aufgrund dem Eingang von kategorisierten Dokumenten; automatisierte Zuteilung von Eingängen; automatisierte Prüfungen
    Entscheidungen
    Die zentrale Erfassung aller Dokumentenarten ermöglicht die Verknüpfung von Informationen; die optimale Grundlage für viele automatisierte Entscheidungen
    Künstliche Intelligenz
    Die Erfassung aller Veränderungen mit Verwendung eines Process-Mining Programms liefert die Vorrausetzung für ein selbstlernendes System
    Preview Spiraltrax DMS

    Prices

    Intelligent Digital Archive

    Document Management System

    Datenschutzerklärung

    Informationen und Kontaktdaten des Verantwortlichen
    Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:
    Roy Consulting
    Inh. Joachim Roy
    Heimbergstr. 11
    85250 Altomünster
    Deutschland
    Fragen zum Thema Datenschutz richten Sie bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:
    Roy Consulting
    Der Datenschutzbeauftragte
    Heimbergstr. 11
    85250 Altomünster
    Deutschland
    oder per E-Mail an datenschutz@spiraltrax.com
    Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten
    Wir speichern und verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur zur Abwicklung Ihrer Bestellungen und zur Kontaktaufnahme mit Ihnen. Wenn Sie unseren Newsletter abonniert haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse auch, um Ihnen diesen zuzusenden. Wenn Sie sich auf spiraltrax.com registriert haben, informieren wir Sie über Fehlermeldungen aus den Rechenzentren. Sie können sich über unser Bewerberportal bei uns bewerben und uns Ihre Bewerbungsunterlagen zukommen lassen.
    Diese Kategorien von Daten werden von uns erfasst
    Wenn Sie unsere Website besuchen, wird unter anderem Ihre IP-Adresse in anonymisierter Form gespeichert. Wenn Sie sich bei uns registrieren, werden Ihre Kontaktinformationen gespeichert. Wenn Sie bei uns Produkte bestellen, werden auch Ihre Adress- und Zahlungsdaten gespeichert. Im Einzelnen werden folgende Daten von Ihnen gespeichert.
    Email Adressen
    Wenn Sie unseren Newsletter abonniert haben oder wenn Sie sich auf spiraltrax.com registriert haben, speichern wir auch Ihre E-Mail Adresse. Wir löschen diese Daten, wenn Sie Ihr Benutzerkonto löschen oder sich vom Newsletter wieder abgemeldet haben.
    Wir verwenden diese Daten ausschließlich für die Zusendung der gewünschten Informationen und Angebote.
    Um einen einwilligungsfähigen Newsletter-Versand zu gewährleisten, verwenden wir das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren. Dabei lässt sich der potenzielle Empfänger in eine Verteilerliste aufnehmen. Anschließend erhält der/die NutzerIn die Möglichkeit, die Eintragung auf rechtssichere Weise durch eine Bestätigungs-E-Mail zu bestätigen. Nur wenn die Bestätigung eingeht, wird die Adresse aktiv in den Verteiler aufgenommen.
    Ihre Einwilligung zur Speicherung der Daten, der Email-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den Austragen-Link im Newsletter. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
    Registrierungsdaten
    Im Rahmen Ihrer Anmeldung bei uns müssen wir bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen als Ihre Anmeldedaten erheben und verarbeiten. So benötigen wir z.B. Ihren Namen, Adressdaten, Telefonnummer, Zahlungsdaten und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihre Bestellungen zu bearbeiten. Bei der Zahlung per Kreditkarte erheben und speichern wir keine Zahlungsverkehrsdaten wie Kreditkartennummern oder Prüfziffern. Diese Informationen geben Sie nur direkt an den jeweiligen Zahlungsdienstleister weiter. Eine Ausnahme bildet eine so genannte Pseudokartennummer bei Kreditkartenzahlungen: Damit Sie Ihre Kreditkartendaten nicht bei jedem Zahlungsvorgang neu eingeben müssen, wird eine Pseudokartennummer für Ihr Kundenkonto gespeichert. Die Pseudokartennummer ermöglicht Ihnen nur die Bezahlung von Angeboten auf unserer Website, die über Ihr Kundenkonto bestellt werden und ist nicht identisch mit der Kreditkartennummer. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs.. 1 lit. b DSGVO. Wir löschen diese Daten innerhalb von 24 Monaten, sobald Sie Ihr Benutzerkonto bei uns löschen oder wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Sie können Ihr Benutzerkonto bei uns löschen, indem Sie uns eine E-Mail an datenschutz@spiraltrax.com mit der Bitte um Löschung schicken.
    Server Log-Dateien
    Wenn Sie unsere Website besuchen, speichern wir automatisch bestimmte Daten. Das umfasst unter anderem die IP-Adresse, Typ und Version des verwendeten Browsers, Dateum, Uhrzeit und die Website, von der aus die NutzerInnen auf unsere Seite kommen. Die IP-Adresse wird anonymisiert gespeichert. Ein Personenbezug kann nicht mehr hergestellt werden. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
    Stellenauschreibungen
    Falls Sie uns Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Zeugnisse und Anderes zugesandt haben: Bewerbungsunterlagen von Bewerbungen, die nicht zu einer Stellenbesetzung geführt haben, werden nach 6 Monaten gelöscht. Wenn Sie uns Ihre Zustimmung zur weiteren Speicherung gegeben haben, werden Ihre Bewerbungsunterlagen nach 24 Monaten gelöscht. Bei Bewerbungen, die zu einer Stellenbesetzung geführt haben, werden die Unterlagen in unser Mitarbeiterverwaltungssystem übernommen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist hauptsächlich Linie § 26 BDSG in der Fassung vom 25.05.2018.
    Weitergabe Ihrer Daten
    Neben dem für die Verarbeitung Verantwortlichen können auch externe Dienstleister, die uns bei der Erbringung unserer Dienstleistungen unterstützen, Zugang zu Ihren Daten haben. Gelegentlich können auch andere Dritte wie Behörden, externe Berater oder bestimmte Geschäftspartner Ihre Daten erhalten. Konkret sind diese Fallabhängig wie folgt:
    Zahlung per Kreditkarte
    Bei Zahlung per Kreditkarte wird die Zahlung von einem externen Dienstleister abgewickelt und die Daten werden direkt von diesem Anbieter erhoben.
    Drittländer
    Datenübermittlungen in Drittländer finden unter Beachtung der gesetzlich geregelten Zulässigkeitsvoraussetzungen statt. Wenn die Übermittlung von Daten in ein Drittland nicht der Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen dient, uns keine Einwilligung von Ihnen vorliegt, die Übermittlung nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und keine andere Ausnahmeregelung zutrifft, übermitteln wir Ihre Daten nur dann in ein Drittland, wenn ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder angemessene Garantien gemäß Art. 46 DSGVO vorliegen.
    Inkasso
    Im Falle eines Inkasso Verfahrens werden die erforderlichen Daten an einen externen Dienstleister weitergegeben.
    Weitere mögliche Empfänger
    Gerichte und staatliche Stellen.
    Ort der Datenverarbeitung
    Die Daten werden ausschließlich in dem von uns beauftragten Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Dienstleister liegt vor.
    Cookies
    Cookies sind kleine Dateien, die auf den Computern der NutzerInnen gespeichert werden. In den Cookies können verschiedene Daten gespeichert werden. Ein Cookie dient in erster Linie dazu, Informationen über eine(n) NutzerIn oder die Hardware, auf der das Cookie gespeichert ist, während oder nach seinem Besuch eines Online-Angebots zu speichern.
    Temporäre Cookies oder Session-Cookies sind Cookies, die gelöscht werden, nachdem ein(e) NutzerIn ein Online-Angebot verlassen und seinen Browser geschlossen hat. In einem solchen Cookie kann z.B. der Inhalt eines Warenkorbs in einem Online-Shop oder ein Login-Stau gespeichert werden.
    Permanente oder persistente Cookies sind solche, die auch nach dem Schließen des Browsers gespeichert bleiben. So kann zum Beispiel der Login-Status gespeichert werden, wenn NutzerInnen sie nach mehreren Tagen besuchen. Ebenso können die Interessen der Nutzer in einem solchen Cookie gespeichert werden, das zur Reichweitenmessung oder zu Marketingzwecken verwendet wird.
    Drittanbieter-Cookies sind Cookies, die von anderen Anbietern als dem Verantwortlichen, der das Online-Angebot betreibt, angeboten werden (handelt es sich nur um dessen Cookies, spricht man von Erstanbieter-Cookies).
    Wenn NutzerInnen nicht möchten, dass Cookies auf ihrem Computer gespeichert werden, werden sie gebeten, die entsprechende Option in den Systemeinstellungen ihres Browsers zu deaktivieren. Gespeicherte Cookies können in den Systemeinstellungen des Browsers gelöscht werden. Der Ausschluss von Cookies kann zu Funktionseinschränkungen dieses Onlineangebotes führen.
    Unsere Website verwendet, wenn überhaupt, nur temporäre oder Session-Cookies. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
    Social Media
    Wir unterhalten Onlinepräsenzen in sozialen Netzwerken und Plattformen, um mit unseren Kunden, Interessenten und Nutzern zu kommunizieren und sie dort über unsere Leistungen zu informieren. Beim Aufruf der jeweiligen Plattformen gelten die Geschäftsbedingungen und Datenverarbeitungsrichtlinien des jeweiligen Betreibers.
    Soweit in unserer Datenschutzerklärung nicht anders angegeben, verarbeiten wir die Daten der NutzerInnen, soweit diese innerhalb der sozialen Netzwerke und Plattformen mit uns kommunizieren. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der NutzerInnen erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer umfassenden Information der NutzerInnen und der Kommunikation mit den Nutzer(n)Innen gemäß Art. 6 (1) lit. f. DSGVO. Werden die NutzerInnen von den jeweiligen Anbietern der Plattformen um eine Einwilligung in die Datenverarbeitung gebeten, so ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO.
    Für eine detaillierte Beschreibung der jeweiligen Verarbeitung und der Opt-Out-Möglichkeiten verweisen wir auf die unten verlinkten Informationen der Anbieter.
    - Twitter
    Anbieter: Twitter Inc, 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA).
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    - Facebook
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    Anbieter: New Work SE, Dammtorstraße 30, 20354 Hamburg, Deutschland.
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    Wir binden Videos von folgenden Plattformen in unser online Angebot ein.
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    Ihre Rechte als Betroffene
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    Gemäß Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber der Löschung widersprechen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
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    Impressum

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    Inhaber: Joachim Roy
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    Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit. Die Plattform finden Sie unter https://ec.europa.eu/consumers/odr


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